Бүртгэл мэдээллийн сангийн бүртгэн баримтжуулах заавар

Сан хөмрөг ба судалгааны үр дүнг музей эзэмших эрхийг хуулиар баталгаажуулах, бүртгэлийн дэвтэр, маягт, хавтаст хэрэг зэрэг сан хөмрөгийн бүртгэл баримтжуулалтын баримт бичгийг батлагдсан маягт, журмын дагуу хөтлөх, зохион байгуулах, үзмэрийн хадгалалт, хамгаалалтад хяналт тавих, бүртгэл мэдээллийн санг бүрдүүлэх, хадгалах, ашиглуулах үүрэгтэй.

1. Бүртгэл мэдээллийн сангийн үндсэн үйл ажиллагаа:

1.1. Соёлын өв, музей болон музейн сан хөмрөг, бүртгэх тухай хууль, стандарт, заавар журам, ёс зүйг биелүүлэх, хариуцлага хүлээх

1.2. Цуглуулгын хууль эрх зүйн баталгааг хангах бичиг баримтыг зөв хөтөлж, хадгалах явдал бүртгэл мэдээллийн санчийн нэгдүгээр үүрэг нь юм. Энэ үүргээ сан хөмрөгийн ерөнхий бүртгэл, бусад бүртгэл акт, хөдөлгөөний хяналт, эрдэм шинжилгээний тодорхойлолт, сан хөмрөгийн архив зэргийг хөтлөх, хянах,мэдээ судалгаа тайлан гаргах замаар хэрэгжүүлэх

1.3. Бүртгэл мэдээллийн санч үзмэр, эд өлгийн зүйлийн хөдөлгөөнийг биечлэн шалгасны үндсэн дээр үзмэр эд өлгийн зүйл нэг бүр хаана, хууль эрх зүйн ямар статустай, ямар нөхцөлд байгааг хянаж, баримтжуулан мэдээллээр хангах үүрэгтэй.

1.4. Цуглуулгын менежмент, хадгалах хамгаалах ба сэргээн засварлалтад эрдэм шинжилгээний ажилтан, сан хөмрөгч нартай хамтран ажиллах

1.5. Цуглуулгын иж бүрдүүлэлт, баяжуулалт, хасах ажиллагааг баримтжуулах журмыг мөрдөх

1.6. Цуглуулгын үзмэр түрээслүүлэлт, баглаа боодол, тээвэр зуучлал, тээвэрлэлт, түр хадгалалт хамгаалалт, үзмэрийн хадгалалтын нөхцөл гааль, даатгал, буцааж хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах ба үзмэр түрээслүүлэх эрсдэл, түрээслэгчийн үзмэрийг хадгалах хамгаалах нөхцөлд хяналт тавих

1.7. Сан хөмрөгийн бүртгэлийн хадгалалт хамгаалалт, нууцлалыг хадгалах

1.8. Ерөнхий бүртгэлийн хувийн дугаарыг үзмэр, эд өлгийн зүйлд өгөх, бэхлэх

1.9. Сан хөмрөгийн хуучин, шинэ бүх бүртгэлийн товьёог хийх

1.10. Цуглуулга, үзмэрийн тухай мэдээлэл, гэрэл зургийг авах, бүртгэл мэдээллийн сан бүрдүүлэх, баримтжуулалтын бүрдэлд хяналт тавих, эрдэм шинжилгээний тодорхойлолтыг Соёлын өвийн төвд илгээх, эх хувийг хадгалах

1.11. Сан хөмрөгийн бүртгэл, судалгаа, лавлагааны архив бүрдүүлэх, мэдээллийг хялбар эрж олох тогтолцоо бий болгох, цуглуулгын танилцуулга ном хэвлүүлэхэд оролцох, лавлагаа өгөх, үзмэрийн ашиглалтын бүртгэл хөтөлж байх

1.12. Музейн үзүүллэг дэглэлт, үзэсгэлэн зохион байгуулалт, боловсрол, сурталчилгааны ажилд оролцох

1.13. Өөрийн ажил үүргийн үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримтуудад архив, бичиг хэрэг хөтлөх зааврын дагуу баримтжуулалт хийдэг.

2. Сан хөмрөгт бүртгэлжүүлэх баримт бичиг

2.1. Үзмэр хүлээн авах акт

2.2. Үзмэрээ худалдах хүсэлт гаргасан эзний өргөдөл

2.3. Үзмэр худалдан авах зөвлөлийн хурлын протокол

2.4. Үзмэр худалдан авсан захирлын тушаал

2.5. Үзмэр сан хөмрөгт шилжүүлсэн тухай акт

2.6. Байршлын карт

2.7. Үзмэр эд өлгийн хөдөлгөөний акт

2.8. Үзэсгэлэнгийн үзмэр хүлээлцсэн тодорхойлолт

2.9. Сан хөмрөгийн архив: Бүртгэл мэдээллийн санч дээр төвлөрч байдаг. Энэ архивт дээр дурдсан бичиг баримтуудыг он оноор нь үдэж хадгалдаг. Мөн сан хөмрөгийн хуучин данс бүртгэл, эрдэм шинжилгээний тодорхойлолт, маягтууд, үзмэрийн гэрэл зураг зэрэг сан хөмрөгтэй холбоотой бүхий л материалыг бүрдүүлэн хадгалдаг.